Hej, wyobraź sobie, że zdecydowałeś się na współpracę z agencją, bo liczyłeś na to, że w końcu odciążysz się z marketingu i zobaczysz konkretne efekty w postaci większej liczby klientów. Tymczasem zaczynają pojawiać się jakieś dziwne, nieplanowane wydatki, a Ty tracisz kontrolę nad tym, ile właściwie płacisz. To frustrujące, prawda? Wiele małych i średnich firm w Polsce ma podobne doświadczenia, czując, że ich budżet na digitalizację kurczy się w niepokojącym tempie przez te niespodziewane koszty. Spokojnie, w tym artykule pokażę Ci, na co uważać i jakich 5 typowych pułapek unikać, żeby Twoja inwestycja w agencję naprawdę się opłaciła i przyniosła oczekiwany wzrost.
Dlaczego te niespodziewane koszty tak bolą małe firmy?
Wiesz, prowadzenie małej czy średniej firmy w Polsce to często ciągłe balansowanie budżetem. Każda złotówka ma znaczenie i jest zwykle dobrze zaplanowana – na pensje pracowników, na towar, na rozwój. Dlatego, gdy nagle pojawiają się nieprzewidziane wydatki związane ze współpracą z agencją, to uderza w sam fundament finansów Twojej firmy. To nie tylko kwestia tego, że musisz wydać więcej pieniędzy niż zakładałeś. To może zablokować Ci możliwość inwestowania w inne ważne obszary, opóźnić realizację planów rozwoju, a w najgorszym wypadku – po prostu wywołać frustrację i poczucie, że ktoś Cię wykorzystał. Wyobraź sobie, że liczysz na konkretny budżet na promocję w internecie, a tu nagle okazuje się, że musisz dopłacić sporą sumę za coś, o czym wcześniej nie było mowy. To naturalne, że czujesz złość i rozczarowanie.
Pułapka nr 1: „Drobne” zmiany z „drobnymi” dopłatami
Znasz to uczucie, kiedy prosisz o małą zmianę na stronie internetowej albo o dodanie jednego akapitu tekstu, a potem na fakturze widzisz dodatkową pozycję z niewielką kwotą? Niby nic wielkiego, ale te „drobne” dopłaty potrafią się nazbierać jak kamyczki, tworząc na koniec całkiem sporą górę kosztów. Wyobraź sobie, że prosisz o kilka poprawek w projekcie graficznym, bo coś Ci nie pasuje. Agencja mówi: „Jasne, to tylko drobna korekta, 50 złotych za każdą”. I nagle z kilku „drobnych” poprawek robi się kilkaset złotych więcej do zapłaty, o których wcale nie myślałeś na początku współpracy. Dlatego tak ważne jest, żeby przed podpisaniem umowy bardzo dokładnie ustalić, co wchodzi w zakres podstawowej usługi i ile bezpłatnych poprawek Ci przysługuje. Koniecznie zapytaj też o stawkę za wszelkie dodatkowe zmiany, żeby później nie być zaskoczonym.
Pułapka nr 2: Brak przejrzystości w tym, za co płacisz
Zdarzyło Ci się kiedyś dostać fakturę, na której widniała tylko ogólna kwota za „usługi marketingowe” bez żadnego wyjaśnienia, co konkretnie zostało zrobione? To właśnie brak transparentności w rozliczeniach. Czasem agencje wysyłają faktury, z których trudno wywnioskować, ile czasu poświęcono na konkretne zadania, jakie działania zostały podjęte, albo dlaczego dana usługa tyle kosztowała. W takiej sytuacji ciężko ocenić, czy płacisz uczciwie za wykonaną pracę i czy te koszty przekładają się na realne efekty dla Twojego biznesu. To trochę jak płacenie za naprawę samochodu bez wiedzy, jakie części wymieniono i ile czasu mechanik przy nim spędził. Dlatego zawsze powinieneś domagać się od agencji szczegółowych raportów z wykonanych prac. Jeśli rozliczasz się godzinowo, proś o zestawienie przepracowanych godzin przy każdym zadaniu. Dobrym pomysłem jest też ustalenie, że większe zadania będą realizowane dopiero po Twojej akceptacji kosztorysu. Dzięki temu będziesz miał kontrolę nad tym, za co płacisz.
Pułapka nr 3: Kiedy agencja nie rozumie Twojego biznesu – Twój czas to stracone pieniądze
Wyobraź sobie, że tłumaczysz komuś zawiłości Twojej branży od zera. To zajmuje mnóstwo czasu i energii, prawda? Podobnie jest z agencją marketingową. Jeśli nie rozumieją specyfiki Twojej działalności, Twoich klientów, Twojej konkurencji, to ich propozycje mogą być po prostu nietrafione. W efekcie tracisz czas na ciągłe poprawki, wyjaśnianie podstawowych rzeczy i czekanie na efekty, które nie przychodzą.
Przykładowo, jeśli prowadzisz lokalny sklep z rękodziełem, to uniwersalne porady o masowej reklamie w mediach społecznościowych mogą się po prostu nie sprawdzić. Potrzebujesz kogoś, kto rozumie, jak dotrzeć do lokalnej społeczności i jak budować relacje z klientami. Inaczej wygląda marketing restauracji, a inaczej firmy produkcyjnej. Dlatego tak ważne jest, żeby wybrać agencję, która albo ma już doświadczenie w Twojej branży i rozumie jej niuanse, albo przynajmniej wykazuje prawdziwe zainteresowanie, zadaje dużo pytań i chce dogłębnie poznać Twój biznes. Nie bój się pytać o ich dotychczasowe sukcesy z firmami podobnymi do Twojej. To pozwoli Ci ocenić, czy mówią Waszym językiem.
Pułapka nr 4: Kiedy „niezbędne” narzędzia nagle kosztują majątek
Zdarza się, że na początku współpracy agencja przedstawia Ci świetną ofertę, ale w trakcie realizacji projektu okazuje się, że do osiągnięcia zamierzonych efektów potrzebne są dodatkowo płatne narzędzia lub integracje z innymi systemami, o których wcześniej nie było mowy. To trochę tak, jakbyś kupował samochód w promocji, a potem okazywało się, że musisz dokupić drogie opony, bez których nie da się jeździć. Te dodatkowe koszty mogą naprawdę znacząco zwiększyć Twój pierwotny budżet.
Przykładowo, agencja może zaproponować zaawansowany system do zarządzania relacjami z klientami (CRM) albo specjalistyczne oprogramowanie do analizy danych, które wiąże się z comiesięczną opłatą. Dlatego, już na etapie omawiania oferty, powinieneś dopytać o wszystkie narzędzia, które będą wykorzystywane w projekcie i jakie są związane z nimi koszty. Warto też sprawdzić, czy istnieją tańsze alternatywy lub czy niektóre z tych narzędzi już posiadasz. Nie bój się pytać, dlaczego dane rozwiązanie jest niezbędne i czy nie ma innego sposobu na osiągnięcie podobnych rezultatów bez dodatkowych opłat.
Pułapka nr 5: Kiedy długa umowa wiąże Ci ręce
Podpisując umowę z agencją, zwłaszcza tę na dłuższy czas, możesz mieć poczucie bezpieczeństwa. Ale co, jeśli po kilku miesiącach okaże się, że efekty współpracy nie są takie, jakich oczekiwałeś? Albo Twoja firma zmieni kierunek rozwoju i dotychczasowe działania agencji przestaną być aktualne? Właśnie tu pojawia się ryzyko długoterminowych umów bez możliwości ich renegocjacji lub wcześniejszego rozwiązania. Rynek, szczególnie ten internetowy, zmienia się bardzo szybko. To, co działało wczoraj, jutro może być już przestarzałe. Twoje potrzeby biznesowe również mogą ewoluować. Dlatego wiązanie się długą umową bez możliwości jej dostosowania do nowych realiów może sprawić, że będziesz płacić za coś, co już nie przynosi Ci korzyści. Zanim podpiszesz umowę, spróbuj negocjować krótszy okres jej trwania, na przykład z możliwością przedłużenia, jeśli będziesz zadowolony z efektów. Zwróć też szczególną uwagę na warunki wypowiedzenia umowy – jakie są terminy i ewentualne konsekwencje wcześniejszego zerwania współpracy. Dobre umowy to te, które dają obu stronom pewną elastyczność.
Podsumowanie: Inwestuj mądrze, unikaj niespodzianek
Pamiętaj, decydując się na współpracę z agencją, inwestujesz w przyszłość swojego biznesu. Jednak, jak widzisz, na tej drodze mogą czyhać pułapki w postaci ukrytych kosztów. Uważaj na drobne, ale regularne dopłaty, brak jasności w rozliczeniach, agencje, które nie rozumieją Twojej branży, dodatkowo płatne narzędzia oraz długoterminowe umowy bez możliwości elastycznego reagowania na zmiany. Świadoma współpraca, oparta na jasnych ustaleniach i otwartej komunikacji, to klucz do sukcesu. Nie bój się zadawać pytań i dokładnie analizować ofert.
